A Prodemge está desenvolvendo, em parceria com o Tribunal de Justiça, uma solução de GED que promoverá o controle eletrônico ágil, preciso e abrangente da tramitação e do arquivo intermediário e permanente dos documentos da entidade. O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Siged) foi apresentado ao Comitê Técnico da Escola Judicial, com a presença dos desembargadores Reynaldo Ximenes Carneiro, 2º vice-presidente e superintendente da Ejef, Evangelina Castilho Duarte, José Geraldo Saldanha da Fonseca e Fernando Alvarenga Starling.
O Siged está sendo desenvolvido pela Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge), em parceria com a Diretoria Executiva de Informática (Dirfor), através da Gerência de Sistemas Administrativos Informatizados (Gesad), e com a Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged), através da Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental (Gearq).
Atualmente, a Prodemge está finalizando o levantamento das regras específicas que estruturam a gestão documental no TJMG para iniciar a fase de construção do sistema. A implantação deverá acontecer no início do segundo semestre, precedida por treinamento de facilitadores que serão responsáveis por disseminar o conhecimento nas suas áreas. O sistema será implantado primeiro na 2ª Instância, para depois atingir o restante da Justiça na Capital mineira e, em uma terceira fase, as comarcas do interior.
Gestão mais ágil
De acordo com o gerente de Arquivo e Tratamento da Informação Documental, Júlio César Bandeira de Mello, o sistema é um dos projetos que estão sendo desenvolvidos para resolver um grande problema atual: o aumento vertiginoso da quantidade de documentos nas instituições. Para isso, o Siged une dois tipos de conhecimentos: o técnico e científico ligado à gestão documental e o das ferramentas tecnológicas.
Para Márcio Henrique Camargos D’Ávila, gerente da Gesad, a questão documental está no cerne de todas as atividades da instituição, desde as áreas administrativas de apoio à área fim, pois todos os setores lidam diariamente com grande quantidade de documentos. Há, assim, necessidades e carências das mais diversas áreas da secretaria do TJMG com relação ao desenvolvimento de tecnologias informatizadas de gestão de documentos.
O Siged visa garantir um controle eletrônico mais ágil, preciso e abrangente da tramitação e do arquivo intermediário e permanente dos documentos. O objetivo principal é conseguir mais agilidade e dinamismo no cotidiano do Poder Judiciário.
As informações geridas pelo sistema possibilitarão ainda um maior conhecimento dos processos de trabalho do TJMG. Será possível saber exatamente quais documentos circulam e como é o seu trâmite. A conscientização com relação às atividades desenvolvidas fornecerá mais subsídios para a reflexão e o entendimento das práticas da instituição, o que se reflete em mais eficiência.
Benefícios
Marcos Rodrigues Borges, da Coordenação de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas Administrativos (Cosad), afirma que a implantação do Siged visa a resolver alguns problemas relacionados à geração, arquivamento, busca, distribuição e manutenção de documentos, como perda de tempo, gastos em espaço e material para armazenamento físico, arquivo descentralizado, desordem no ambiente de trabalho, controle deficiente, perda de documentos, falta de segurança e confiabilidade.
Dentre as vantagens do sistema, Marcos cita a diminuição do espaço necessário para armazenamento, o aumento da produtividade e da segurança, a melhoria no transporte e no envio, a diminuição do número de vias e cópias, dentre outras. Os benefícios diretos serão redução de custos e maior eficiência.
Marcio D’Ávila destacou ainda que, durante o desenvolvimento, as questões de segurança, sigilo e restrições de acesso foram pontos cruciais. Assim, os setores só poderão acessar as informações que lhes dizem respeito, como nos casos em que são emissores ou destinatários dos documentos, garantindo a confidencialidade e a segurança das informações que circularem pelo Siged.
Mudança de cultura
A desembargadora Evangelina Castilho Duarte levantou dois pontos que considera como possíveis obstáculos à implantação do sistema: a necessidade de um grande trabalho de conscientização e um investimento adequado em infra-estrutura. Suas preocupações com a conscientização foram compartilhadas pela equipe da Gesad, para quem uma mudança da cultura é necessária para crucial para a boa aceitação do Siged.
Com relação aos investimentos em infra-estrutura, o diretor executivo de Informática, Fernando Vianna destacou alguns investimentos que o TJMG tem feito nessa área, como aumento da velocidade de acesso à internet através de conexões em fibra óptica, que devem suprir todas as necessidades apresentadas pelo Siged.
O desembargador Reynaldo Ximenes também apontou a necessidade de transformação. “Nós juízes já nos conscientizamos de que temos que mudar a mentalidade. Talvez a tecnologia e a informática nos ajudem a sair do marasmo”, afirmou. Para ele, é importante disseminar cada vez mais as informações, fazê-las circular, para que todos tenham uma preocupação cada vez maior com os resultados do TJMG.
(Assessoria de Comunicação Institucional - Ascom/ TJMG)
