Teve início mais uma etapa do processo de implantação do Sistema de Informação da Gestão Eletrônica de Documentos (Siged) no Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), com a capacitação de 75 servidores da instituição. Eles estão sendo habilitados a trabalhar com o sistema desenvolvido pela Prodemge e lançado oficialmente em solenidade no dia 26 de agosto. O curso foi dividido em duas etapas. A primeira - teórica, com aulas de gestão arquivística de documentos - ocorreu na semana passada. A segunda etapa, prática, teve início nessa segunda-feira (6/10) e irá capacitar multiplicadores na utilização do sistema. Analistas da Prodemge ministram a capacitação, com apoio do gerente de Arquivo e Tratamento da Informação Documental do TJ, Júlio César Bandeira de Mello. A previsão é que os servidores do Tribunal terminem a capacitação até o fim deste mês.

A capacitação foi notícia no Minas Gerais, edição de 8/10/2008. Veja a matéria completa:

Gestão de documentos na era digital

Curso ensina servidores do TJ a trabalharem com sistema Siged

Cerca de 25 servidores participaram, na última semana, do curso “Otimização da Gestão Documental no Tribunal de Justiça de Minas Gerais”. O objetivo é habilitar servidores a trabalharem com o Sistema de Informação da Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), lançado em agosto. O sistema foi desenvolvido pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged) da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), pela Diretoria Executiva de Informática (Dirfor) e pela Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge). A abertura do treinamento foi feita pela diretora executiva da Dirged, Maria Cristina Monteiro Ribeiro Cheib, que destacou que o Siged é um marco da transição da forma física para a forma digital de documentação. A diretora citou iniciativas voltadas para a Gestão de Documentos, como o seminário que discutiu e introduziu o tema no TJ, ressaltando que o sistema proporcionará, dentre outros benefícios, a rápida localização de documentos e maior integração dos setores.

Já o gerente de Arquivo e Tratamento da Informação Documental do TJ (Gearq), Júlio César Bandeira de Mello, ressaltou que o Siged representa uma revolução, nova era na gestão de documentação, destacando a importância dos servidores que atuarão como facilitadores, divulgando o sistema e registrando as dificuldades surgidas.

A apresentação teórica da primeira parte do treinamento ficou a cargo de Dulcinéia Menezes Fulgêncio, técnica da Prodemge. Ela apresentou breve histórico do surgimento do conceito de Gestão Arquivística de Documentos (GAD), citando as legislações federal e estadual que dispõem sobre o assunto.

Abordou ainda o “Ciclo de vida dos documentos” ou a “Teoria das Três Idades”, com ênfase nas características dos arquivos e documentos nas três fases: corrente, intermediária e permanente. Destacou ainda a forma de se avaliarem os documentos, em função do interesse que possam ter para a entidade produtora ou para outras pessoas.

Documentos

Informações sobre a classificação e destinação dos documentos no Tribunal de Justiça foram apresentadas pelo gerente Júlio César Bandeira de Mello. Ele começou falando sobre documento arquivístico, aquele produzido ou recebido pela instituição no desenvolvimento de suas atividades. Abordou a organização dos arquivos setoriais, que requer a classificação e a ordenação dos documentos. Definiu a classificação de documentos como condição indispensável para a execução da gestão de documentos, ao permitir que documentos com o mesmo tema sejam agrupados, recebam tratamento uniformizado e sejam recuperados.

Júlio César orientou ainda os participantes quanto à classificação de documentos internos e externos, com base na Tabela de Classificação e Temporalidade dos Documentos Administrativos (TCT-ADM).

O treinamento foi oferecido pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes, por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged).

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